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如何选择到一款可靠的电子文档管理系统
如何选择到一款可靠的电子文档管理系统
各种资料都开始转为电子文档的形式进行储存,向数字化方向转型,过于杂乱的电子信息交织在一起,在需要的时候很难系统地进行搜索,这就需要成熟的文档管理系统对各种电子信息进行整理,分门别类。这样做可以较大程度地帮助用户统筹信息,迅速调取所需的文档,帮助提升工作效率减少人力资源浪费。面对实际需要怎么选择可靠的电子文档管理系统,客户怎么选择参考方向就至关重要。1、看系统界面操作的简便性操作简便的管理系统可以帮助提高使用效率。用户在选择的时候横向比较之下,操作简单的系统更加容易获得用户的重视,可以帮助高效率地管理文档,利用平台构建系统化资料体系,且便于以后直接调用。各行各业的人对于电子设备的了解程度是不用一样的,简便的系统更加适用各类岗位。2、看系统在市场的口碑有口碑的电子文档管理系统代表着用户对该产品的认可度相对比较高。不同的用户群体在使用之后会根据自己的感受得出自己的评价,系统口碑反应过往用户对管理系统的评价。事先对市场的口碑进行深入调研有助于提高选择准确率,筛选口碑好的作品可以帮助客户迅速缩小选择范围。3、看系统的收费定价合理性购买电子文档管理系统时必须考虑系统整体收费。一个评价好的线上文档管理系统其收费标准会提高,但是基本技术几乎通用。所以他的价值会在水平线上下波动,不会偏离平均值太多,根据价格与管理系统的性价比可以选择到合适的文档管理系统。总之,根据上文的几点关于电子文档管理系统的选择...
2021 - 07 - 05
新媒体归档的原理和意义有哪些?
新媒体归档的原理和意义有哪些?
随着新媒体的日益发展,新媒体归档的重要性越来越明显,在信息技术发展快速的今天要如何做好新媒体归档?综合看来有以下几个方面:一、要对新媒体归档进行管理,首先要做的就是对其进行采集在网页、微博、视频和微信等多个社交媒体进行文档采集工作。在文档采集的过程中,并不只是单一的提取和采集文件,还要所提取到的文件进行必要的分析和处理,保证新媒体文档的准确性,对接下来的入库和管理做好充分的基础工作。二、其次就是对新媒体文档进行科学有效的管理新媒体文档的管理工作不只是提取存储在一个地方的简单工作。新媒体文档的管理和传统纸质文档的管理相同之处就是都要进行整理,并根据文档的内容进行归类划分。在此基础上还要对新媒体文档的不同保管周期登记。更加有挑战性的是要对新媒体文档进行有效的保管,电子文档的便利性也决定了它有数据容易丢失的缺点,并且难以找回。三、新媒体文档的展示和使用感受也是非常重要的一点提取并整理归类好的新媒体文档,也要考虑使用者在使用时的便利性。新媒体归档的目的就是为了使用文档的时候能更方便的对保存好的文档进行搜索、关键字的提取等。在工作中可以帮助我们更好的查找历史数据和文档,不用再进行繁琐的手动搜索工作。新媒体文档的归类不仅限于文档,在短视频发展快速的今天,新媒体文档归档已经可以做到对视频、音频进行采集和归类管理。对每个视频分类登记信息,对其中的音频和视频进项采集和保存,在使用者需要的时候可以快速...
2021 - 07 - 02
值得信赖的新媒体归档
值得信赖的新媒体归档
新媒体归档,顾名思义,是新媒体时代下电子文件的归档管理。过去的旧的档案管理方式太过死板,不仅要设立档案室或档案柜,还要配备专门的档案管理人员,归纳和查询档案也是一个耗时耗力的工作。而使用新媒体要有效率的多,不仅如此,它还有更多的作用:一、保障档案的安全性传统旧的档案工作管理方式很大程度上依赖于人为的档案封存和储藏,在档案存放和借阅传递过程中则很大可能会发生人为的档案遗失和损毁情况。而新媒体相对的避免了人为的遗失和损毁,保护了档案信息,档案储存环境更加安全,在查阅过程也不易出现意外。其数字化的安全加密方式极大提升了电子档案安全性,以往的档案的遗失、损毁等问题也可以得到有效的解决。二、促进政府信息资源建设通过构建新媒体归档管理系统,将新媒体纳入电子信息管理范畴中,进一步完善我国现存的电子档案管理体系。得益于新媒体在政府档案管理信息建设中的应用,政府的新媒体信息采集和保存,取得了巨大成效。它不仅推动了政府网站的信息完善,还促进了政府的信息资源建设、大数据的开发,更加完善现有的政府管理体系。通过采集党政信息和归纳整理,推动“互联网+政务服务”,拉近政府与百姓直接的距离,实现政府不同部门的数据资源互通,提升了政府工作服务水平。电子档案信息资源是人类的财富,而确保信息安全是档案工作的重中之重。新媒体归档是真正的把档案信息资源的安全建设落到了实处,确保了电子档案信息安全,也确保了电子档案信息管理...
2021 - 07 - 01
网页归档有哪些注意事项
网页归档有哪些注意事项
信息的承载媒体逐渐从纸质过渡到网页,网页归档就是将网站中的重要信息进行收集,然后整理成网页的形式储存起来,现如今很多人开始重视归档的工作,因为大多数网站在建设、运营中都会形成大量具有参考价值的网页文件,这些文件有利于我们以后回忆,在进行归档工作前我们需要确定网页的收集范围和保管期限,为后续的工作提供一定的依据,那么在工作中有哪些注意事项呢? 1、明确责任归档工作并不是一个简单的过程,而是需要各部门各司其职,齐心协力才能完成,网站的建设、维护和管理需要信息技术部门和信息来源部门相互配合,信息技术部门能够提供信息化支持,信息来源部门负责网站信息的形成和归档,档案部门负责归档网页的接收、整理、保管和提供利用,在开始归档前我们要制定相关的工作制度,明确部门的工作职责,有利于推进工作的顺利开展。2、归档方式目前网页归档可以分为两种形式,一种方式是使用网站服务实现归档,还有一种是利用抓取技术进行归档,两者区别在于主动和被动,对于新建或升级中的网站,我们可以使用网站系统提供功能实现主动归档,对于已有网站可以采用被动归档的方式,归档时应将网页的元数据同时归档。在进行网页归档时我们需要按照相关规则执行,例如档案的命名、保存的格式以及归类的文件夹等等,为了实现网页信息的收集、整理和使用功能,我们可以建立一个归档管理系统,将收集的信息按照相关需求进行归类和保存,不仅方便我们随时进行查看,而且系统具有一定...
2021 - 06 - 30
精选案例 | 冠群信息新媒体归档案例介绍
精选案例 | 冠群信息新媒体归档案例介绍
新媒体归档记录过去·展望未来新媒体归档通过技术革新,承载着历史的痕迹,冠群信息作为行业先行者,将秉承这一使命不断砥砺前行,为档案行业添砖加瓦。01冠群助力宁波档案局新媒体归档国家试点项目宁波市档案馆作为国家示范级数字档案馆,需要归档市各部委政务网站网站资源,并分别在政务内网和互联网区建设应用。为宁波市政府提供官方网站、微博主页及微信公众号的新媒体档案归档进一步坚定信心和决心,为档案信息化建设做好“试点”和“实践”提升了地区档案信息化建设水平推动制定国家标准《OFD在政府网站网页归档中的应用指(GB/T39677-2020)发布和实施。02冠群助力国家信息中心新媒体归档国家试点项目国家信息中心大量重大问题研究、重点信息化工程建设、信息资源开发利用等方面信息随着网站内容的不断更新而丢失,具有历史价值、经济效益、文化凭证的信息不能有效的再利用。为国家信息中心国家电子政务外网管理中心等客户提供了网页电子文件管理管理解决方案采集和保存党政机关网站信息内容,实现国家信息中心网站信息的及时保存监督、检查和分析其合规性、时效性和活跃性等实现实时的对所有历史内容的搜索、查看、利用保存大量历史数据资产化,对大数据的分析和决策提供支撑03冠群助力自然资源部新媒体归档国家试点项目自然资源部网站作为我国自然和国土资源信息发布和政务服务的重要载体,有大量的自然资源相关政策信息、服务内容需要归档保存,...
2021 - 06 - 30
归档背景 I 为什么要进行新媒体归档?归档的依据是什么?
归档背景 I 为什么要进行新媒体归档?归档的依据是什么?
在全球范围,信息的载体已经逐步由纸质媒体过渡至数字媒体。网站网页等新媒体平台日益成为重要的信息承载平台。我国在档案保存方面的工作也日益重视,自2018年开始逐步开展多个新媒体归档国家试点的建设。此外在政策方针上,对于新媒体档案的保存归档也列入了十四五规划,并制定了相关的标准法规。新媒体归档发展背景2016年《国家电子文件管理“十三五”规划》出台,明确要求推进政府网页等电子文件管理,《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中要求,“研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”并由国家档案局、国务院办公厅、国家发改委为负责单位。2017年国务院办公厅出台《政府网站发展指引》,明确要开展政府网站网页归档工作。同年国标:信息和文献-WARC文件格式(GB/t33994-2017)出台,iso28500),为网页归档提供了可供借鉴的技术标准2018年国家档案局下发《国家档案局办公室关于确定网站网页资源试点单位的通知》(档办函【2018】145号),确定自然资源部、北京市档案局、宁波市档案局、国家电网江苏电力公司作为国家档案局网站网页资源归档试点单位2019年国家档案局正式发布行业标准《政府网站网页归档指南》,2020年5月1日实施。2020年由宁波档案局牵头制定国家标准《OFD在政府网站网页归档中的应用指南》(GB/T39677-2020),2021年7月1日实施。2021年国家发...
2021 - 06 - 30
网页归档的意义
网页归档的意义
不管是在工作中还是生活中我们随时随地都需要整理自己的桌面,不然桌面上乱成一团就会让我们连找一个东西都很困难,不仅是现实生活中的实体物品需要整理,在电脑上的桌面也需要整理。网页归档就是将互联网上的虚拟的网页信息做一个规整的事情。在当今的生活中人们越来越认识到整齐有序的必要性,所以整理也慢慢被人们重视了起来。网页归档将网页作为材料有序地记录好,能够在日后人们查找的时候省去很多时间。在有序的排序中找到自己需要的东西能够省去很多麻烦,这就是整理的意义。档案整理并不是一件容易的事情,这是一门需要研究的学问,在庞杂的信息量中用什么样的方法将它们有序分类,甚至要应用到数学计算的知识。所以在研究如何更好地将网页分门别类的时候还促进了我们在数学领域中的探索。图书馆中的书籍编号就是档案整理的一个显著成效,将书籍按照不同的字母分成不同的类别来归入书架其实背后涉及到很多知识,所以体系庞杂的图书管理成为了一门专门的学问叫做图书管理学。网页归档也涉及到许多网络信息分门别类管理的工作,档案信息的归纳互相之间既有联系又有区别。哲学家曾经说过:Being good at grasping the connections and differences between things is helpful to deepen our understanding of things.意思是善于把握事物的区别有利于加深我们...
2021 - 06 - 29

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