电子文件管理系统的问世并非偶然，创建者考虑到了人们对电子文件的依赖性，才根据市场共性需求设立出针对性强的系统，现如今仍处于不断升级的状态。正是因为系统类别多样，哪里可以找到好的电子文件管理系统便成为困扰客户的一大问题。在此之前，有必要就该系统发挥的作用进行深入探究，能够帮助剔除不合格选项。

1、将所有文件加以统一整合和管理

供应电子文件管理系统的机构不少，毫无经验的消费者会挑花眼，首先应该向售卖方提出的问题是系统采用的管理方式是什么。即当把文件存储到电子文件管理系统中去，能否对所有文件实施统一整合与有效管理，这一点对于消费者至关重要。

2、可供随时查阅相关领域的文件

电子文件管理系统发挥的作用包括查阅自由随意，像囊括了各个领域的系统，会确保消费者随时查阅某个领域的文件，输入关键词，文件会立即出现。如果文件呈现混乱形式，寻找方法不固定，不但会耗费消费者大量精力，还容易出现差错。

3、加密保护防止文件信息被窃取

电子文件管理系统发挥的作用还包括必要的加密保护，针对于内容不宜公开的文件，唯有环环相扣的加密措施才能防止文件信息被窃取。关于这一方面，消费者会做出认真考量和比对，防护不到位的系统只会被列入黑名单，不利于全面推广。

电子文件管理系统能发挥的作用不局限于以上三方面，但这部分内容属于消费者会探究的重中之重，但凡有一项不满足，都难以俘获消费者的心。得到的启发是消费者要秉持综合筛选标准，系统的创建者则要考虑到消费者的现实需求随时改进。