很多人从字面上理解电子文件管理平台就是对单位或者企业的电子文件进行管理，但实际上的平台能够实现的功能却远不止这些。比较受到业内认可的平台基本上除了对电子文档的安全负责之外，还能够为使用者提供更全面更可靠的的电子文档使用功能。

第1、实现纸质文档向电子文档的转换

电子文件管理平台使用人员称有过办公室文职工作的人员都知道，一份纸质文档转变成电子文档如果单纯依靠企业的人力操作会耗费相当长的时间，而这些耗费的时间转换成企业成本支出也是一笔不必要产生的费用。在使用了平台管理之后企业内部的员工便不要再担心纸质文件转换称电子文档的麻烦了，只需要一键式操纵便可以轻松实现。并且整个环节也不需要有额外的任何辅助，只需打开平台即可。

第2、支持全方位查询检索文件文档

平台管理除了可以轻松的将文件进行转换之外，对于企业管理文档的需求也能满足。企业对于电子文档的重要管理需求就是担心文档的安全性以及需要时的检索和查询，文档的安全性主要是依靠系统的防火墙以及一系列的技术所决定，而需要文档的检索和查询则是依靠内部强大的功能所决定。平台不仅可以满足企业对文档的归类和整理，并且还支持内部文档的分享功能。

实际上人们对于电子文件管理平台还是存在一些认知上的错误，平台管理应该是对文档从生成到后期的管理全过程都有相应的记录和监控，而并非只是在管理电子文档的某一个环节贡献了较大的作用，因此企业将内部的文档文件等更加放心的托付给平台管理软件。